Minden cégnél vannak rendezvények. Van ahol több, máshol kevesebb. Ezek lehetnek nagyszabású, több ezer fős megmozdulások, vagy épp csak szűkkörű előadások. Abban biztosak lehetünk, hogy egy esemény akkor jó, ha a vendégek élményekkel távoznak. Amik lehetőleg pozitívak:)

Mi már hosszú évek óta gyűjtögetjük a tapasztalatainkat a rendezvénypiacról, és bizony láttunk sok követendő és sok negatív példát is.

A negatív példa

Azt nagy egyetértésben állítjuk, hogy a száraz, old-school rendezvények többet rombolnak, mint használnak. Egy előadásokkal teli nap végén, amikor csak a kávészünet, jobb esetben egy ebéd szakítja meg az információk átadását, üres tekintettel, agyilag leterhelve hagyják el a vendégek a helyszínt. És ahogy kilépnek a kapun, az információk fele már el is veszett. Mire hazaérnek, a megmaradt tudás nagy része is elillan. Így az elhangzottakból csak részinformációk, apró szeletek tudnak gyökeret verni a memóriában.  Persze a szervezők oldaláról az önáltatás magas fokú lehet, főleg, ha valaki jó előadónak tartja magát. De nem szabad elfelejteni, hogy még a legjobb előadások is túl sokká válnak egy idő után, hiszen agyunk információbefogadása véges. Ráadásul, ha a célcsoportunk már évekkel ezelőtt elhagyta az iskolapadot, akkor a szervezete már el is szokott a hosszúra nyúló tudás-cunamitól.

Ez persze a rendezvények sötét oldala, amire jobb nem tévedni. Sajnos még mindig sok kalandor próbálkozik ezzel a módszerrel. De még a legjobb előadónak is szembe kell néznie a valósággal, és rádöbbenni, hogy egy száraz előadás önmagában már nem elég.

A pozitív példa

Azért szerencsére egyre többször látjuk, hogy az interaktivitás helyet kap a rendezvényeken. Főleg a nagyobb konferenciaszervezők, kiállításszervezők ismerték fel, hogy sokkal hatékonyabban tárolható az információ, ha a közönséget is bevonják az ismeretátadásba. Ezért egyre több interaktív eszközt használnak. Egyre gyakoribbak például a kvízek, az interaktív kérdésfeltevés (Q&A), a közös tornák (ez nem vicc, sokszor a közönség együtt nyújtóztatja meg elgémberedett lábait), és a nyereményjátékok. Kiállításokon szaporodnak a kipróbálható látványelemek, a kiállítók pedig évről-évre igyekeznek lenyűgözni a közönségüket. Az biztos, hogy ezek a technikák jobban megfogják az embert. Nem vitatjuk, hogy ez nagyon jó, de azért mégsem tökéletes.

Mi a gond?

A legnagyobb probléma, hogy az interaktív eszközök legtöbb esetben inkább csak a szórakozás vagy a funkcionalitás szerepét töltik be. A kettőt ritkán ötvözik, ezáltal hiányzik a tudatos használat, kevés esetben látunk mögöttes stratégiát. Mutatunk egy nagyon egyszerű példát. Adott egy kiállítás, ahol egy autóipari cég kivisz magával egy autóverseny-szimulátort. Természetesen a közönség nagyon élvezi, tetszik neki a dolog. De ennek a cégnek a célja elsősorban az álláskeresők felkutatása. Rendben, az embereket bevonzották a standra, a cég még beszélget is velük, de a dolog itt megáll. Hiszen a vendég élménye nem a vállalathoz kötődik, csak a szimulátorban eltöltött percek élményét viszi haza magával. Persze a vállalathoz kapcsolt élmény pozitív lesz, és az imázst mindenképp javítja, de a konkrét célt, vagyis a munkavállalói elköteleződést ezzel az eszközzel még nem érték el.

A megoldás

De mi van akkor, ha ez a cég az adott állásokhoz kapcsolódó játékokat visz magával? Például egy akusztikai mérnök számára olyan játékot, ami különböző motorhibák hangjait ismerteti, vagy egy karbantartó mérnök számára egy virtuális szabadulószobát, amiben egy gyártósor hibáit kell felismerni, mindennapi problémákat megoldani? Az élmény mindjárt tartósabb, és sokkal jobban figyelembe veszi az egyén céljait. Egy ilyen aktivitással sokkal inkább elérhető, hogy az adott nézelődő megismerhesse leendő munkáját, hosszabb távú elköteleződést mutasson a cég felé. Így nem csak az élményre emlékszik majd, de nem felejti el a játék során megoldott feladatokat sem.

És ezt minden rendezvényre levetíthetjük. Egy interaktív eszköz önmagában kevés, pontos cél és stratégia nélkül nem sokat ér.  Hogy lehet hát ezt jól csinálni?

A Duelbox egy nagyon jó hazai példa. A vállalat már a rendezvény szervezésének elején,  a tenderek kezdetétől segíti interaktív eszközökkel, és stratégiai koncepciókkal a cégeket. A pontos cél tisztázása után az aktivitásokat a végső cél elérésének szolgálatába állítják, így a rendezvény az elejétől a végéig egy kerek, egész üzenettel éri el a vendégeket. Legjobb természetesen az, ha az interaktív eszközöket játékokkal is összekötik, ám a pontos, tudatos használat elengedhetetlen.  A játékok pozitív motivációs hatásairól már sokat írtunk. A korábbi írásainkra hivatkozva hát nem kérdés, hogy mi azt valljuk, hogy az interaktív eszközöket játékokkal , és pontos stratégiával érdemes összekötni.

Képek forrása:

http://wmevents.com/2015/04/analytical-conference-atlanta-ga/

http://www.cbo.berlin/en/portfolio-item/english-neue-konferenzformate-im-digitalen-zeitalter-am-beispiel-der-republica/